Privacyverklaring

Privacyverklaring DeclaratieScan.ai

Laatst bijgewerkt: 4 december 2024

Bij DeclaratieScan.ai vinden we het belangrijk om uw persoonsgegevens goed te beschermen. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we deze verwerken en hoelang we deze bewaren.

1. Contactgegevens

  • Bedrijfsnaam: Reg4U B.V.

  • Website: https://declaratiescan.ai/

  • Telefoonnummer: 06-28552725

  • E-mailadres voor vragen over persoonsgegevens: thony@reg4u.nl

  • Adres: Bosscheweg 25, 5261 AB Vught

  • KvK-nummer: 95231137

2. Welke persoonsgegevens verwerken we en waarom?

2.1 Persoonsgegevens bij bezoek aan onze website

Wanneer u onze website bezoekt, verwerken we:

  • IP-adres

  • Internetbrowser en apparaattype

  • Locatiegegevens

  • Gegevens over uw activiteiten op onze website

Waarom verwerken we deze gegevens?

  • Om het gedrag van websitebezoekers te analyseren en onze website te verbeteren

2.2 Persoonsgegevens bij gebruik van onze diensten

Als zorgverlener maakt u een account aan om gebruik te maken van DeclaratieScan.ai. Hierbij verwerken we:

  • Voor- en achternaam

  • E-mailadres

  • Betaalgegevens

  • Praktijkgegevens (KvK-nummer)

Waarom verwerken we deze gegevens?

  • Om u de mogelijkheid te bieden een account aan te maken

  • Om u toegang te geven tot onze diensten

  • Voor de afhandeling van betalingen

  • Om per e-mail contact met u op te nemen

  • Om u te informeren over wijzigingen in onze diensten

  • Voor het leveren van onze dienstverlening

2.3 Medische gegevens (bijzondere persoonsgegevens)

Voor het uitvoeren van onze kerndienst - het analyseren van onderregistratie - verwerken we:

  • Medische notities van patiënten

  • Declaratiegegevens

  • Patiëntnummers (geen BSN, naam, adresgegevens of verzekeringsnummer)

Waarom verwerken we deze gegevens?

  • Om onderregistratie in kaart te brengen door middel van geautomatiseerde analyse

  • Om suggesties te genereren voor declareerbare zorg

  • Voor geanonimiseerde en geaggregeerde benchmarking

Wettelijke grondslag:

  • Uitvoering van de overeenkomst met de zorgverlener

  • Artikel 9h AVG en Artikel 30 UAVG: noodzaak voor de juistheid van de codering en eerlijke vergoeding

  • Artikel 38 WMG: juiste declaratie van zorgprestaties

Hoe werkt de verwerking?

De zorgverlener deelt medische notities en declaraties met DeclaratieScan.ai. Deze worden geanalyseerd met behulp van geavanceerde taalmodellen (Large Language Models) binnen een besloten serveromgeving bij Microsoft Azure in de EER. Microsoft waarborgt dat er geen gegevensopslag of training met klantdata plaatsvindt.

DeclaratieScan.ai traint of fine-tunet nooit eigen interne modellen met klantdata. Wel gebruiken we de validatiebeslissingen van de zorgverlener om de analyselogica te verbeteren, zonder dat daarbij persoonsgegevens worden opgeslagen of gedeeld.

3. Bewaartermijn van persoonsgegevens

  • IP-adres, browser- en apparaatgegevens: vanaf het moment dat u onze website bezoekt tot einde van de sessie

  • Accountgegevens: vanaf het moment van aanmaken tot een jaar na beëindiging van de dienstverlening

  • Medische gegevens en declaraties: maximaal 12 maanden na analyse, tenzij anders schriftelijk overeengekomen, waarna deze volledig worden verwijderd

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

4. Delen van persoonsgegevens met derden

We delen uw persoonsgegevens alleen met:

Microsoft Azure (subverwerker)

  • Dienst: Servers voor opslag, verwerking en taalmodellen

  • Locatie: Binnen de Europese Economische Ruimte (EER)

  • Verwerkersovereenkomst: Ja, conform Microsoft Azure-richtlijnen

Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens plaats buiten de EER.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

Reg4U B.V. is NEN 7510-gecertificeerd. We nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

  • Onbevoegde toegang

  • Verlies of vernietiging

  • Onrechtmatige verwerking

Alle verwerking vindt plaats op beveiligde Microsoft Azure-servers binnen de EER met strikte toegangscontroles en encryptie.

6. Geautomatiseerde besluitvorming

DeclaratieScan.ai gebruikt geautomatiseerde analyses met behulp van AI-modellen om suggesties te genereren voor onderregistratie. De eindverantwoordelijkheid en beslissing tot validatie en verwerking van deze suggesties ligt altijd bij de zorgverlener. Er worden geen volledig geautomatiseerde beslissingen genomen die rechtsgevolgen hebben voor patiënten.

7. Cookies

Onze website gebruikt uitsluitend technische en functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website en applicatie. We gebruiken geen tracking- of marketingcookies.

8. Uw rechten

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

  • Inzage: U kunt opvragen welke persoonsgegevens we van u verwerken

  • Correctie: U kunt onjuiste gegevens laten aanpassen

  • Verwijdering: U kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen

  • Beperking: U kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken

  • Overdraagbaarheid: U kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen

  • Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking

  • Klacht: U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Om gebruik te maken van deze rechten kunt u contact opnemen via thony@reg4u.nl. We reageren binnen vier weken op uw verzoek.

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd te vinden op https://declaratiescan.ai/privacy. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

10. Vragen

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

  • E-mail: thony@reg4u.nl

  • Telefoon: 06-28552725

  • Post: Bosscheweg 25, 5261 AB Vught